Coparticipação: quais são as suas dúvidas?

Entenda como acontece o processo de inclusão do percentual de coparticipação em seu demonstrativo de salários. Você sabe o que ocorre desde o momento em que você agenda uma consulta ou exame até o repasse do valor na folha de pagamento dos funcionários Dana?

Uma das reclamações dos beneficiários Danamed apresentada nas entrevistas da pesquisa efetuada no segundo semestre de 2020 foi a demora para que os valores da coparticipação nos exames e consultas efetuadas em um período fossem incluídos na folha de pagamento.

Alguns destes funcionários explicavam que isso ocasionava problemas financeiros, pois os valores se acumulavam por dois ou mais meses e quando eram apresentados no demonstrativo mensal enviado pelo RH eram debitados em uma única parcela, mesmo com os serviços médicos tendo sido realizados em meses diferentes.

Essa situação pode acontecer e não depende apenas da área administrativa da Danamed, nem do setor de RH da Dana, mas envolve diretamente quatro agentes diferentes, três ligados diretamente à Dana, que são o funcionário, equipe Danamed e RH Dana, e um externo, que é o prestador de serviço conveniado.

Vamos entender um pouco desta rotina financeira e seus prazos máximos estimados.

Tempo Zero (T-0) – Tudo começa quando o funcionário agenda uma consulta, exame ou outro procedimento de saúde em um dos conveniados Danamed. Ao ser atendido na clínica, hospital, consultório ou laboratório isso gera a despesa que será paga pela Dana e o valor que será repassado na fola de pagamento do funcionário. Vamos chamar de T-0 e isso não acarreta nenhum atraso.

Após esse T-0 todas as etapas posteriores podem gerar essa diferença de tempo entre o serviço executado e a cobrança da coparticipação ao funcionário. Vamos ver.

Tempo 1 (T-1) – Após a prestação dos serviços pelos conveniados, a pessoa responsável pelo envio dos documentos de cobrança tem um prazo. Essa fatura de serviços realizados pelo prestador de serviços para o setor administrativo Danamed não são feitas a cada atendimento efetuado, mas sim em lotes de clientes atendidos.

Dependendo da data do seu atendimento, isso pode gerar um intervalo de tempo de até 60 dias, o que chamaremos de T-1. Esse prazo depende exclusivamente do conveniado, pois, dependendo do período em que envia essa fatura de serviços realizados, ela pode conter clientes do começo do mês ou do final do período, sem considerar clientes atendidos que são incluídos fora do prazo.

Tempo 2 (T-2) – Ao receber as faturas dos conveniados, a equipe administrativa Danamed, separa e confere cada uma das cobranças realizadas, verifica a correção dos dados do beneficiário, identifica o valor da coparticipação do funcionário e encaminha o informe de despesas de cada funcionário para duas áreas distintas: RH Dana para inclusão dos débitos na folha de pagamento e equipe de atualização do extrato de utilização no aplicativo e site Danamed.

Todo esse processo é realizado com agilidade, mas também pode gerar atraso, que varia entre 10 e 45 dias, dependendo do período de recebimento e exatidão das informações fornecidas pelos conveniados.

Tempo 3 (T-3) – A Dana recebe as informações sobre as despesas Danamed do período e encaminha para a equipe de pagamentos Dana, que fara a liquidação de valores junto a cada conveniado e encaminha para a o RH Dana as informações sobre os valores a serem debitados de cada funcionário. O RH processa estes dados antes de gerar a folha de pagamento e os demonstrativos de pagamento de cada funcionário.

Nesta etapa também pode ocorrer um atraso. Como os débitos e créditos em folha de pagamento ocorrem mensalmente em uma única data, despesas com serviços médicos realizadas pelos funcionários podem ser repassadas em seus demonstrativos de pagamentos com até 60 dias de diferença entre a data de atendimento e o débito em seus salários.

Como pode acompanhar nesta descrição, o intervalo de tempo entre o atendimento e o débito da coparticipação em folha de pagamento pode variar entre 20 e 30 dias mas pode chegar a 120 dias.

O que você pode fazer para se precaver e não ser surpreendido com um problema financeiro ao receber seu demonstrativo mensal de pagamentos?

Primeiro: lembre-se que todo atendimento em um conveniado Danamed gera uma despesa de coparticipação. Reserve sempre que puder um valor para cobrir essa despesa. Mas lembre que há um teto e os casos a parte serão avaliados com o RH para buscar uma solução.

Segundo: Acompanhe o Extrato de Utilização no App e no site Danamed. Essa ferramenta eletrônica é atualizada constantemente e independe dos prazos regulares para encaminhamento das informações para a Dana. Isso ajuda a ter prévio conhecimento do que será debitado em sua Folha de Pagamento, identificar qual foi sua utilização Danamed e se os serviços ali descritos foram realmente efetuados. Isso também ajuda na auditoria das informações enviadas pelos conveniados.

Terceiro: Crie o hábito de anotar em uma planilha ou caderno suas despesas com saúde. Isso permitirá controlar suas despesas e ajuda a orientar sobre seus hábitos de saúde e qualidade de vida, além de criar um histórico de suas consultas médicas, exames e outros procedimentos.

Ainda tem dúvidas? Não se preocupe. Use os canais de comunicação Danamed ou converse com o pessoal de Recursos Humanos.